5 anos
Diante disso, a adoção do canhoto não é obrigatória, mas uma vez adotado o documento deverá ser arquivado pelo prazo de 5 anos (artigo 202 do RICMS/SP), quer seja em relação às notas fiscais de saída, que seja em relação à nota fiscal de entrada.
Após digitalizados, o ideal é que os canhotos de nota fiscal sejam armazenados em sistema de gestão logística, como o Frete Brasil (para embarcadores) ou o Active Trans (para transportadores). Dessa maneira, os comprovantes de entrega estarão sempre em segurança e podem ser consultados facilmente e a qualquer momento.
O canhoto possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado na confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardar o canhoto, para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.
O transportador (ou responsável pela entrega) vai solicitar as informações de quem recebeu a mercadoria (nome, identidade), informar a geolocalização, solicitar a assinatura do recebedor e tirar uma foto do canhoto, sem destacar.
Resposta: O canhoto possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado na confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardar o canhoto, para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e. Base Legal: Arts.
O Canhoto tem por finalidade comprovar a entrega das mercadorias ao destinatário, devendo possuir as seguintes informações (2): ... a identificação e assinatura do recebedor das mercadorias; a expressão "Nota Fiscal"; o número de ordem da Nota Fiscal.
Como organizar notas fiscais
Veja abaixo as 9 dicas e boas práticas de como arquivar notas fiscais:
QUEM DEVE ASSINAR O CANHOTO DA NOTA FISCAL? O documento deve ser assinado pelo funcionário responsável pelo recebimento da mercadoria, neste caso, pode ser o conferente de estoque, líder de estoque, ou na ausência, supervisor e até o gerente na empresa.
O Canhoto Eletrônico tem o intuito de resolver os problemas do canhoto físico e também de auxiliar o fisco, já que utiliza da captura de imagens nas comprovações de entregas realizadas.
Após digitalizados, o ideal é que os canhotos de nota fiscal sejam armazenados em sistema de gestão logística, como o Frete Brasil (para embarcadores) ou o Active Trans (para transportadores). Dessa maneira, os comprovantes de entrega estarão sempre em segurança e podem ser consultados facilmente e a qualquer momento.
Como devem ser arquivados os canhotos de notas fiscais? Preliminarmente convém esclarecer que a importância comercial atribuída ao canhoto se dá pelo fato de que este se materializa com a sua assinatura pelo destinatário como comprovante de entrega da mercadoria.
Nota-se, portanto, que poderá o contribuinte buscar a melhor maneira de arquivar os canhotos, porém, não aconselhamos a colagem destes no verso ou em qualquer outro local da via fixa da nota fiscal a eles correspondente.
As notas fiscais não precisam ser mais guardadas após 5 anos de arquivamento em sua empresa. Mesmo assim, em algumas organizações, toma-se o cuidado de mantê-las por mais tempo. Conforme o critério usado em seu negócio, ao final de cada ano fiscal, vale a pena dar uma destinação final adequada para as notas que não precisam ser mais guardadas.
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