O artigo 9 do decreto estabelece que, após o processo de digitalização feito de maneira correta, o documento físico poderá ser descartado, “ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico”. Para saber se um documento tem ou não valor histórico, é preciso conhecer o seu segmento e suas atividades-fins.
Descarte Ecológico para documentos Documentos sigilosos que não possam ser reciclados, são enviados para incineração, que consiste na queima de objetos de forma ambientalmente adequada. Assim como qualquer outro bem, os documentos também são considerados como resíduos.
A trituração é a melhor maneira de aniquilar documentos que contêm informações confidenciais. A fragmentação garante que as informações sigilosas não sejam vazadas. Além disso, essa é a melhor opção para o meio ambiente, pois evita que a eliminação da documentação confidencial passe por um processo químico de descarte.
O descarte de documentos é uma forma de destruição dos papéis que já cumpriram a sua função e não têm mais valor histórico ou funcional. Dessa forma, eles tornam-se inúteis para os objetivos que foram elaborados.
Dentre as etapas a serem cumpridas para o descarte de documentos sigilosos estão:
Quando a quantidade de papel não é muito grande você pode cortá-lo em pedaços pequenos. Se tiver furador de papel você pode usar para furar as partes confidenciais e depois cortar o resto com tesoura. Jogue em lixos diferentes para ficarem espalhados.
O descarte de documentos também ajuda na preservação do meio ambiente e em promover a racionalização de espaços, redução de custos operacionais. Com o tempo as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos e, consequentemente, terceirizar a guarda física.
Esse descarte não poderia ser feito pelo fato de não haver nenhuma lei ou medida que permitisse que o documento original fosse descartado. Isso acabou gerando um impasse, já que os documentos estavam convertidos para o meio digital, porém, os físicos ainda ocupavam espaço e geravam despesas.
Em vista disso, as leis e medidas que foram aprovadas beneficiam (e muito) as empresas, visto que o descarte de documentos consiste na eliminação de documentos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor histórico ou funcional, tornando-se assim inúteis para os fins que foram criados.
Mas, o descarte poderia ser feito desde que fosse respeitado os procedimentos para a garantir a integridade e autenticidade da conversão do arquivo do meio físico para o digital. Os documentos também deveriam ser certificados pela ICP-Brasil, para ter o mesmo valor legal do documento físico.
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