Essa pessoa pode ser um líder hierárquico, como o chefe que conduz; um líder designado, como um membro da equipe que é escolhido para assumir a condução da reunião com seus colegas; ou ainda, um líder contratado, como os consultores que realizam o trabalho de facilitação de reuniões.
Reunião é o encontro de três ou mais pessoas com propósito de discutir alguns temas ou realizar alguma atividade. Uma reunião tem geralmente como tema de discussão negócios ou assuntos comunitários. Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contato pessoal e comunicação entre os coparticipantes.
Em uma grande e organizada mesa de reunião, seja ela oval ou retangular, existem três tipos de pessoas que são observadas: o coordenador, o redator da ata e os participantes. A comunicação em reunião de mesa, geralmente, envolve uma participação maior do público frente à exposição ou direção de um coordenador.
As reuniões são muito importantes para a comunicação e o relacionamento interpessoal dentro das empresas. É nelas que se tem a oportunidade de estudar melhor os assuntos de interesse comum. São atividades nas quais cada um deve trazer seu ponto de vista e sua maneira de buscar a solução.
Como conduzir uma reunião produtiva
Uma reunião bem sucedida geralmente precede um trabalho de excelência. No meio corporativo, o não cumprimento de horários, a má condução e a falta de posicionamento sobre real propósito das reuniões são falhas corriqueiras e cruciais. A falta de foco faz com que os profissionais percam tempo e falhem na execução de suas prioridades.
Sendo assim, no momento em que você pensar em fazer uma reunião em sua empresa, é fundamental que já tenha um tema a ser tratado e que deixe todos os participantes cientes, pois assim as chances de que o encontro seja verdadeiramente efetivo são muito maiores.
Pessoas: Convidar as pessoas certas para a reunião. Processo: Facilitar a reunião de modo a incentivar a participação e ajudar a equipe a focar nos assuntos mais importantes. Isso é importante para incentivar as pessoas a falarem, especialmente se você trabalha com um time remoto.
Reuniões eficientes, que focam em melhoria contínua e levam a mudanças reais, se apoiam em 3 fatores: pessoas, processos e acompanhamento. Pessoas: Convidar as pessoas certas para a reunião. Processo: Facilitar a reunião de modo a incentivar a participação e ajudar a equipe a focar nos assuntos mais importantes.
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