Uma das vantagens da gestão de documentos é o nivelamento dos processos, tornando-os uniformes. Dessa forma, a emissão, o transporte e o armazenamento deles serão sempre realizados da mesma maneira. Assim como os arquivos digitalizados estarão sempre em condições adequadas e de fácil acesso para utilização.
Os 7 benefícios da gestão de documentosGanho de tempo. ... Simplificação dos procedimentos. ... Melhora dos resultados e da produtividade. ... Economia de espaço físico destinado ao arquivamento. ... Redução de custos operacionais. ... Segurança e confidencialidade das informações. ... Otimização do tempo das atividades e dos processos.
A gestão de documentos é essencial para garantir que todas as informações necessárias para o seu negócio sejam rapidamente acessadas. É também com ela que você será capaz de criar processos para controlar toda a documentação da sua empresa corretamente.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.
5 vantagens do arquivo digital para empresasQualidade da imagem dos documentos garantida, pois o digital não é perecível como o plástico ou o papel;Fácil acesso e compartilhamento da documentação, por meio de busca por palavra-chave, conteúdo dos documentos e documentos relacionados;
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Vantagens da gestão de documentos digitaisMais eficiência e produtividade. Precisão é uma palavra que define bem a gestão de documentos digitais. ... Menos custos. Menos papel e gasto em manutenção resulta na redução dos custos. ... Sustentabilidade. ... Segurança contra fatores físicos e naturais.
Redução de custos
Mesmo que seja obrigatório manter os originais em um arquivo, as cópias digitais servem para consultas e outras atividades que não exijam os originais. Outra questão de destaque é a redução no uso de papéis, tinta de impressora e outros materiais de escritório.
A Organização de Documentos ou Arquivos é um serviço que visa acondicionar e catalogar seu acervo documental através de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente gerenciamento destes documentos e arquivos como: tipificação dos arquivos e documentos, catalogação, tabela de temporalidade, organização em ordem ...
O controle da documentação é fundamental para o controle da qualidade em uma empresa, além disso, para montar Databooks sem uma boa organização dos documentos a sua equipe perderá muito tempo e ainda estará bem suscetível a erros.
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