A gestão de documentos digitais permite que o atendimento as demandas que são recebidas de maneira rotineira pelas empresas. Cabe lembrar que a partir do gerenciamento dos documentos digitais é possível manter a integridade de informações que podem estar nas fotografias, vídeos, planilhas, projetos e etc.
A gestão de documentos é essencial para garantir que todas as informações necessárias para o seu negócio sejam rapidamente acessadas. É também com ela que você será capaz de criar processos para controlar toda a documentação da sua empresa corretamente.
A utilização de documentos digitais proporciona agilidade na execução dos serviços de escritório, tanto pela facilidade de localização dos arquivos como pela praticidade de leitura, seja no computador ou em dispositivos móveis (celular e tablet).
O gerenciamento de documentos digitais é um sistema amplo que converte os documentos da sua empresa para arquivos digitais que são armazenados em HDs, servidores ou em nuvem. Ele pode ser realizado a partir da aplicação de softwares e hardwares.
Percebe-se que os documentos digitais trouxeram melhorias com relação à produção, tramitação, armazenamento e ao acesso das informações arquivísticas.
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Para ter uma gestão eficiente dos seus documentos digitais é indispensável usar um programa que facilite o trabalho e evite falhas. Nesse contexto, o GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é um sistema de gestão desenvolvido para manter o controle dos arquivos digitais das empresas.
As problemáticas relacionadas à preservação dos acervos digitais estão diretamente relacionadas às interferências humanas e às políticas de preservação digital. Em outras palavras, não se limitam à escolha das mídias a serem usadas, às técnicas de backup, de migração e de autenticação da documentação.
Exemplos de documentos digitais: texto em pdf, planilha de cálculo em Microsoft Excel, áudio em MP3, entre outros. Portanto a preservação digital trata-se do conjunto de estratégias e metodologias destinadas a preservar os documentos em formato digital.
Arquivo digital é o serviço de armazenamento, organização, gerenciamento, proteção e compartilhamento de documentos digitais de uma empresa, com regras definidas pelo próprio negócio.
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