O objetivo principal da indexação é garantir a capacidade de pesquisar e recuperar instantaneamente as informações contidas nos documentos digitalizados.
Arquivos indexados, são arquivos que possuem uma entrada auxiliar, denominada índice, que possui um tamanho bem menor que o arquivo de dados, o qual otimiza as buscas aleatórias de registros, com uma determinada chave.
A importância da indexação de documentos abrange a necessidade de manter os arquivos em um software seguro e de organizá-los de forma automática para que os resultados de busca sejam intuitivos e apresentem os documentos que o usuário realmente quer e precisa consultar.
A indexação é a ação ou efeito de descrever/ identificar um documento de acordo com o seu assunto, e tem o objetivo de deixa-los com uma referência para que a recuperação da informação em catálogos e sistemas seja mais rápida e prática.
Um processo indexado se refere ao processo que descreve e identifica um documento de acordo com o seu contexto.
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Na fila recentemente, Na fila entre 1 e 4 horas, Na fila de 4 a 8 horas e Na fila há mais de 8 horas: são os períodos em que os produtos estão no processo de indexação.
Deve-se indexar a petição da primeira página até a assinatura (ignorar os documentos que a acompanham). Quando a petição inicial for um Agravo de Instrumento, interposto contra uma decisão interlocutória de um processo em curso, a decisão que ensejou a interposição do Agravo de Instrumento é indexada neste campo.
A Norma divide o processo de indexação em três estágios, que tendem a se sobrepor, sendo: “a) exame do documento e estabelecimento do assunto de seu conteúdo; b) identificação dos conceitos presentes no assunto; c) tradução desses conceitos nos termos de uma linguagem de indexação.” (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA..., 1992, p.
Para obter uma lista dos tipos de arquivo que podem ser indexados, vá para a página do painel de controle Opções de Indexação e selecione Avançado > Tipos de Arquivo.
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