Arquivo corrente Trata-se de papéis que estão estreitamente vinculados aos objetivos imediatos da empresa, sendo até necessários para a execução de suas atividades-fim. Notas fiscais recentes e recibos de compras atuais, entre outros documentos do tipo, são exemplos de arquivos correntes.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
Dicas para ajudar na organização de arquivos
Arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.
PLANO DE DESTINAÇÃO – esquema no qual se fixa a destinação de documentos. PRAZO DE GUARDA – prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos permanecem nos arquivo corrente e no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada.
A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação: ... recolhimento: envio dos documentos para a instituição arquivística pública, acompanhados dos instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso público.
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).
Três idades do arquivo A gestão de documentos conta com procedimentos bem definidos para todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, que envolve as idades do arquivo, sendo elas: corrente, intermediária e permanente.
Como medida de segurança, tanto com relação à integridade dos documentos quanto ao funcionamento administrativo da empresa de forma geral, é preciso que sejam criadas regras não somente para arquivar documentos, mas também para acessá-los.
É possível arquivar documentos corporativos eficientemente, de forma a otimizar procedimentos administrativos e melhorar os processos de gestão, englobando todos os setores. Há também inúmeros benefícios gerados em um negócio quando essas estratégias de arquivamento são devidamente colocadas em prática.
A partir dessa ação, procede-se à imediata distribuição e arquivamento de acordo com a classe e a fase documental: intermediária: armazenamento provisório, com possibilidade de acesso esporádico;
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