Veja agora 6 ferramentas que facilitam a gestão dessa papelada toda!Assinaturas eletrônicas. A assinatura eletrônica é uma forma de eliminar o tempo e o custo de impressão de papéis e do deslocamento do colaborador. ... Dropbox. ... NIX. ... Google Agenda. ... Backups. ... HDs externos.
Instrumentos de gestão documentalPlano de Classificação e Tabela de Temporalidade. ... Editais e listagens de descarte de documentos. ... Manual de tratamento de informações com restrição de acesso. ... Manual de redação.
Google Drive
Com ele, as suas planilhas (Excell), apresentações de slide (PowerPoint) ou documentos de texto (Word), estarão sempre disponíveis para visualização e edição, com acesso remoto.
A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. armazenamento dos documentos.
BLOG ALPHALASER1 Crie um plano de gestão de documentos. ... 2 Cuide bem do espaço físico de arquivamento. ... 3 Atenção aos documentos que têm prazo de validade. ... 4 Separe documentos imprescindíveis dos descartáveis. ... 5 Classifique os documentos. ... 6 Adote novas tecnologias. ... 7 Controle o acesso dos documentos.
42 curiosidades que você vai gostar
5 PASSOS PARA FAZER O ARQUIVAMENTO CORRETO DOS DOCUMENTOSPasso 1 – Tenha um local específico para arquivamento. ... Passo 2 – Classifique os documentos. ... Passo 3 – Crie uma tabela de temporalidade. ... Passo 4 – Digitalize os documentos que puder. ... Passo 5 – Cuide dos documentos.
Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros.
Gestão de documentos é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações.
O GestãoClick é um software ERP online que atua como sistema de gestão empresarial, sendo outra tecnologia que simplifica processos diários da empresa, inclusive, na hora de armazenar notas fiscais emitidas pelo seu negócio. Assim como os demais documentos, as notas fiscais devem ser bem organizadas.
Então, cabe a empresa escolher o que mais atende às suas necessidades.
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Informação documentada: hora de falar sobre as ferramentas que podem te auxiliarDropbox. ... Qualiex. ... Doo. ... Docnix.
As 5 melhores ferramentas de gerenciamento de tarefasTrello. Trello é um ótimo companheiro de trabalho. ... Quire. ... Asana. ... Taskboard. ... Wunderlist.
Quais são os tipos de documentos que devem ser conhecidos?Nota Fiscal. ... Faturas e guias. ... Alvará de funcionamento. ... Licenças de funcionamento. ... Recibos e comprovantes de pagamentos. ... Registros contábeis e fiscais. ... Controle de ponto. ... Folhas de pagamento.
Arquivo Permanente:
É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. São utilizados para consulta para saber como tudo evoluiu. São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados.
A conservação de documentos tem como finalidade preservar as informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às informações.
Algumas destas tecnologias são: Document Management (gerenciamento de documento), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), compactação e compressão ...
A gestão de documentos, portanto, permite armazenar e padronizar os procedimentos internos. Além disso, permite organizar as informações da empresa. Então, de forma inteligente, a tecnologia facilita as buscas, consultas e o gerenciamento do banco de dados.
Com a tecnologia disponível atualmente, tudo pode ficar armazenado em nuvem, ocupando apenas espaço em disco de servidores externos – o que elimina, inclusive, a preocupação com incêndios ou deterioração dos arquivos em papel.
Gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia, organização e agilidade na utilização da informação, sejam estas físicas ou digitais. Nas empresas esse processo consiste no gerenciamento dos arquivos oficiais.
Objetivos da gestão de documentos
Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos. Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento.
COMO FAZER O ARQUIVAMENTO CORRETO DOS DOCUMENTOSGuarde os documentos em ordem crescente.Atenção ao prazo de guarda.Digitalize os documentos.Use a microfilmagem.Estruture o espaço físico para possibilitar a movimentação dos arquivos.
Existem diversos métodos de arquivamento que podem ser utilizados, sendo que 4 tipos são considerados básicos e mais comuns. São eles: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
Dicas de como arquivar documentos de maneira organizadaColoque os documentos contábeis por assunto e ordem crescente. Os documentos contábeis são os que fazem maior volume e são mais difíceis de serem encontrados depois de armazenados. ... Utilize pastas de plástico. ... Locação de um espaço para armazenar os documentos.
De acordo com Marilena Leite Paes, em Arquivo: teoria e prática, as atividades do arquivo permanente classificam-se em quatro grupos. São eles: A - Classificação; Descrição e publicação; Restauração; Acesso. B - Arranjo; Descrição; Restauração; Referência.
Ao contrário dos que chamam de “Arquivo Morto”, o Arquivo Permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor (Secundário), também chamado de arquivo histórico.
Tipos de arquivoOs arquivos podem ser divididos em:Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso. ... Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
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