A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
Os documentos passam por três fases de arquivamento para cumprirem seu ciclo vital: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. Essas fases são definidas conforme fatores como frequência de consulta, nível de importância e vigência administrativa.
Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas. Também conta com um controle de distribuição de documentos por versão, considerando permissões de acesso específicas e logs de atividades a cada documento.
Instrumentos de gestão documentalPlano de Classificação e Tabela de Temporalidade. ... Editais e listagens de descarte de documentos. ... Manual de tratamento de informações com restrição de acesso. ... Manual de redação.
Gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma instituição com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. ... Em termos práticos, a gestão documental é conduzida de acordo com a realidade de cada organização.
20 curiosidades que você vai gostar
Como fazer uma boa gestão de documentos?1- Reserve um local para a guarda de documentos físicos. ... 2- Tenha uma rotina de digitalização. ... 3- Considere a temporalidade. ... 4- Construa uma política de uso dos documentos. ... 5- Realize backups com regularidade. ... 6- Utilize a tecnologia a seu favor.
Como fazer uma gestão de documentos eficienteSepare os documentos de acordo com o uso. ... Organize a guarda física dos documentos. ... Considere a temporalidade. ... Crie uma rotina de digitalização. ... Faça Backups. ... Tenha políticas claras de uso dos documentos. ... Tenha uma caixa de entrada.
Os instrumentos de gestão de documentos são os sistemas e processos desenvolvidos e aplicados em todas as etapas envolvidas com a Gestão de Documentos (por exemplo a criação, classificação, uso e descarte). ... Padrões estabelecidos para estimular o aperfeiçoamento e a qualidade dos documentos.
Tipos de DocumentosNota fiscal. Documento que oferece caráter legal a uma transação comercial. ... Fatura. Documento que resume a nota fiscal, citando seus principais dados: data de emissão, valor e data do vencimento, além dos dados do comprador e do vendedor.Duplicatas. ... Recibo. ... Vales. ... Nota promissória. ... Aval. ... Fiança.
2.b.
A documentação temática visa coletar elementos relevantes para o estudo em geral ou para a realização de um trabalho em particular, sempre dentro de determinada área.
James Rhoads (1989) divide a gestão de documentos em três fases, quais sejam, produção, utilização e destinação.
Arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto:
Existem classificações também que indicam a frequência de uso dos arquivos.
Assim, são apresen- tadas as representações das três fases do arquivamento por que passam os documentos (corrente, intermediária e permanente) e a do ciclo vital de documentos proposta por James Rhoads (1989) (nascimento, vida ativa/ produtiva, morte ou destruição, e reencarnação).
O ciclo de vida dos documentos possui três idades.Três idades do arquivo. ... Corrente (1ª idade) ... Intermediário (2ª idade) ... Permanente (3ª idade) ... Fases da gestão de documentos. ... Tabela de temporalidade. ... A destinação final dos documentos.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Quais são os tipos de documentos que devem ser conhecidos?Nota Fiscal. ... Faturas e guias. ... Alvará de funcionamento. ... Licenças de funcionamento. ... Recibos e comprovantes de pagamentos. ... Registros contábeis e fiscais. ... Controle de ponto. ... Folhas de pagamento.
Veja quais são os documentos que não podem faltar a todo negócio, desde licenças de funcionamento até documentos contábeis e fiscais.Alvará ... CNPJ. ... Inscrição estadual e municipal. ... Relação Anual de Informações Sociais. ... Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. ... Livros. ... Guias.
Documentos aceitos para comprovação de identidade, sempre em vias originais:RG.CNH.Passaporte.Carteira de Trabalho.Certificado de Dispensa de Incorporação ("Certificado de Reservista")
A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. armazenamento dos documentos.
A conservação de documentos tem como finalidade preservar as informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às informações.
Plano de Classificação de Documentos
é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, indicando o código de classificação e relacionando todos os documentos de arquivo produzidos e recebidos por uma Instituição.
A organização de documentos de uma empresa deve ser feita de forma a dar o respaldo e segurança para as atividades da organização, podendo atender a fiscalização ou as necessidades dos setores. As normas e leis que exigem a guarda de documentos devem ser seguidas.
A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e uso adequado de arquivos e registros. Em outras palavras, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura.
A Arquivologia alcança diversos conceitos, dentre eles o conceito do ciclo de vida documental ou ciclo de vida dos documentos, segundo a qual todo documento de arquivo passa por um ou mais períodos, caracterizados pela freqüência e pelo tipo de utilização que dele é feita.
Teoria das Três IdadesCorrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. ... Intermediário: É arquivo semi-ativo, de uso administrativo. ... Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido.
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