O objetivo da gestão de documentos é: Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.
Objetivos da gestão de documentos
Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos. Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento.
A Gestão Documental tem por objetivo administrar documentos durante as seguintes fases: corrente (primeira) e intermediária (segunda idade). ... Dentro de uma organização, a importância da Gestão Documental é permitir a partilha de documentos. Desta forma, gera benefícios e simplifica os processos de negócio da companhia.
Segundo a lei, Gestão de Documentos é o conjunto de operações técnicas e procedimentos referentes à produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento em fase intermediária e corrente, com vista para sua eliminação ou guarda permanente.
3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
20 curiosidades que você vai gostar
O gerenciamento de documentos digitais é um sistema amplo que converte os documentos da sua empresa para arquivos digitais que são armazenados em HDs, servidores ou em nuvem. Ele pode ser realizado a partir da aplicação de softwares e hardwares.
Ao desenvolver a gestão documental com eficiência estaremos facilitando a relação arquivo/usuário, pois ao consultar os arquivos, os usuários terão acesso de forma mais rápida e eficiente. ... Também é conveniente frisar que, para o cidadão, o acesso é um direito e para os arquivos é uma função primordial.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.
Objetivo do arquivo
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses, seja esses administrativos, pessoais e/ou históricos.
Um documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las. ... É o caso, por exemplo, do Direito, em que um documento é definido como qualquer que possua relevância jurídica e possa servir como prova.
A necessidade da organização dentro das empresas é nítida. Elas precisam ter controle e registros organizados, viabilizando o andamento de seus processos internos, evitando resultados desastrosos e, muitas vezes, irreversíveis, devido à desorganização documental. ... Descarte de documentos expirados ou desnecessários.
ter acesso aos documentos pessoais são um direito de todo ser humano, visto que é com eles que temos nossa identificação e acesso aos serviços públicos, tal como o Sistema Único de Saúde, o SUS, redes de ensino, bem como a identificação via RG, CPF, etc. ... Por isso é vital a importância dos documentos pessoais.
Segurança jurídica para a empresa
Um dos principais pontos que torna a gestão de documentos tão importante para uma empresa é assegurá-la juridicamente a partir do cuidado com a integridade e facilidade de acesso aos arquivos quando necessário comprovar sua legalidade, questões fiscais e afins.
Quais as vantagens de um sistema de gestão de documentos?Redução de custos. Todo gestor tem como meta reduzir seus gastos. ... Fácil acesso. O tempo gasto para folhear a papelada e encontrar o que precisa é um grande embargador da eficiência das atividades. ... Maior segurança. ... Economia de espaço. ... Compartilhamento.
Gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma instituição com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura.
Tipos de DocumentosNota fiscal. Documento que oferece caráter legal a uma transação comercial. ... Fatura. Documento que resume a nota fiscal, citando seus principais dados: data de emissão, valor e data do vencimento, além dos dados do comprador e do vendedor.Duplicatas. ... Recibo. ... Vales. ... Nota promissória. ... Aval. ... Fiança.
As regras de gestão de documentos digitais devem ser precisas:como nomear pastas e arquivos;quando alternar entre o uso local e a nuvem (cloud computing);quando e como executar backups, entre outras regras.
Por que devo investir em gestão documental para a minha empresa?Acesso fácil às informações. Com uma gestão de qualidade, todos os arquivos da sua empresa são guardados com segurança e organizados de modo inteligente. ... Agilidade. ... Segurança da informação. ... Tecnologias de gestão.
Vantagens da gestão de documentos digitaisMais eficiência e produtividade. Precisão é uma palavra que define bem a gestão de documentos digitais. ... Menos custos. Menos papel e gasto em manutenção resulta na redução dos custos. ... Sustentabilidade. ... Segurança contra fatores físicos e naturais.
Conheça algumas técnicas de arquivamento de documentos eficientes para utilizarArquivamento por assunto. Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por assunto. ... Método alfabético. ... Método numérico. ... Método eletrônico. ... Método geográfico. ... Método temático.
Empresas que conseguem manter uma boa organização em seus documentos e arquivos têm muito mais qualidade nos serviços prestados, mais produtividade e consequentemente, melhor lucratividade.
O arquivista é o profissional responsável pela organização e gestão das informações da empresa, a partir de técnicas de avaliação dos documentos, produção, guarda, preservação e utilização mais adequada dos arquivos.
Documentos comerciais são impressos onde são registrados os fenômenos econômicos e financeiros com a indicação das suas características qualitativas e quantitativas no tempo e espaço. ... Em suma, documentos comerciais são comprovantes das transações comerciais que servem de base para os registros contábeis.
As letras significam Registro Geral. Ele é aquele documento “mãe”, a partir dele é possível tirar a maioria dos nossos documentos. É considerado o documento mais importante do cidadão, pois representa identidade de cada pessoa registrada no Brasil. Você precisa andar sempre com seu RG.
Trata-se da ação de atestar que a documentação apresentada é verídica e juridicamente válida, protegendo o negócio de fraudes e de prejuízos financeiros e operacionais.
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