Objetivo do arquivo No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses, seja esses administrativos, pessoais e/ou históricos.
a principal finalidade do arquivo é servir à administração, constituindo-se, consequentemente, em base de conhecimento da história. As funções básicas dos arquivos são a guarda e a preservação dos documentos, visando a sua utilização.
O Arquivo físico é o armazenamento de documentos como papéis oficiais, contratos, notas fiscais entre outros. O local físico onde os documentos impressos são armazenados é um exemplo de arquivo físico. O Arquivo digital é o conjunto de documentos armazenados em softwares de gestão ou em pastas virtuais.
Quando falamos do documento físico, trata-se de algo mais tradicional e presente principalmente em empresas com mais anos de mercado. Afinal, por muito tempo, notas fiscais, relatórios e tantos outros aspectos eram apenas físicos.
A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer organização tanto pública como privada, pois é a forma que elas possuem para comprovar o cumprimento de uma obrigação, e, como já mencionado, de prestar contas de suas atividades e colaborar para a tomada de decisão.
31 curiosidades que você vai gostar
Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. ... Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes.
O arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das ações em prol de uma missão.
Exemplos de Arquivos
Cada texto que você salva no Word, é um arquivo de texto. Cada imagem que você salva no Paint é um arquivo de imagem. Cada planilha que você salva no Excel é um arquivo de planilha.
Existem diversos métodos de arquivamento que podem ser utilizados, sendo que 4 tipos são considerados básicos e mais comuns. São eles: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de.arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente; fase.intermediária; e fase permanente.
Alguns dos tipos mais comuns são os seguintes:PSD: gerado pelo Photoshop;CDR: gerado pelo Corel Draw;XML: arquivo gerado para documentos usados na internet;SQL: arquivo específico para administração e dados;TXT e WORD: arquivos de texto;EXE: arquivo de execução;ZIP e RAR: arquivos compactados;
Quais são os principais tipos de formatos de arquivos?TXT. O TXT também é uma extensão de arquivos de texto, mas, diferente do . ... DOC. DOC é outro formato de arquivos muito conhecido, próprio do programa Word, da Microsoft. ... PDF. ... PPT. ... JPEG. ... PNG. ... EPS. ... PSD, CDR e AI.
Os métodos de classificação e codificação podem ser alfabéticos ou numéricos, isto é, através de letras ou números. Assim, os documentos podem ser classificados e codificados por nomes de pessoas, cidades, assuntos ou por datas ou códigos numéricos.
Os arquivos públicos podem ser das esferas federais, estaduais e/ou municipais. Talvez, os mais conhecidos dessa relação, sejam os arquivos públicos municipais.
As fases do ciclo de vida de documentosFase corrente. A primeira fase do ciclo de vida de documentos, a fase corrente, é quando o documento tem a sua maior importância. ... Fase intermediária. ... Fase permanente.
Tipos de arquivoOs arquivos podem ser divididos em:Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso. ... Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
As fases de produção, manutenção e uso e destinação final).
As 3 fases do ciclo de vida de um documento1ª idade. A fase corrente, ou 1ª idade, é o primeiro estágio da atividade. ... 2ª idade. A segunda fase é a intermediária, ou 2ª idade, na qual os documentos continuam tendo valor primário, mas não são mais necessários frequentemente, e sim ocasionalmente. ... 3ª idade.
O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.
Identificar e descrever os documentos de acordo com classes. Listar essas classificações para retenção ou destinação. Avaliar e definir quais documentos serão permanentemente guardados.
As extensões de arquivos são sufixos que distinguem seu formato. Veja as principais (textos, imagens, vídeos, planilhas, slides, etc...) e para que servem as mais comuns. As extensões de arquivos são sufixos que distinguem seu formato e principalmente a função que cumprem no computador.
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).
Teoria das Três IdadesCorrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. ... Intermediário: É arquivo semi-ativo, de uso administrativo. ... Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido.
Diferente do que ocorre com o arquivo público, no arquivo privado são armazenados documentos a partir da pessoa física e/ou jurídica (empresa). O arquivo privado é aquele encontrado nos setores das empresas, onde constam informações do cliente e dados da própria empresa para acesso.
Todos os direitos reservados. Os documentos são classificados em documentos de arquivo e documentos públicos. São todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou pri- vada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.
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