135) traz a seguinte definição para preservação: “Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.” A preservação documental é de extrema importância, pois visa a proteger os documentos de possíveis degradações que o acervo possa sofrer.
A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer organização tanto pública como privada, pois é a forma que elas possuem para comprovar o cumprimento de uma obrigação, e, como já mencionado, de prestar contas de suas atividades e colaborar para a tomada de decisão.
A importância do arquivo de documentos e da história é exatamente porque eles representam um patrimônio único, precioso e insubstituível, transmitido de geração em geração contribuindo com a democracia e com a qualidade de vida dos cidadãos.
Por "preservação de documentos entende-se “... toda ação que se destina a salvaguardar ou recuperar as condições físicas [dos documentos] e proporcionar a permanência aos materiais dos suportes...” (SILVA, S. C. de Albite, Algumas reflexões sobre preservação de acervos em arquivos e bibliotecas. (On line).
As partículas sólidas, além de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e desfiguram os documentos. Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo, como no caso de aplicação de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais.
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É desejável que seja realizada em um tempo relativamente curto para que o acervo retorne ao seu local de guarda, facultando o acesso público. Exemplos: recuperação de encadernações danificadas, remendos em folhas rasgadas, enxertos em partes faltantes do miolo ou da capa e planificação de documentos.
Embalagens e pastas
Não deixe os papéis soltos e evite o uso clips e grampos para anexar folhas, que podem enferrujar e deixar manchas nos documentos. Guarde os documentos em embalagens plásticas e depois nas pastas para a máxima proteção das folhas.
Preservação é manter a natureza intocável, promovendo ações que garantem a manutenção das características próprias do ambiente e as interações entre os seus componentes, como por exemplo, florestas em que o homem não pode desmatar, caçar ou fazer qualquer alteração.
O propósito do acondicionamento é o de guardar, proteger e facilitar o manuseio do material que compõe um acervo ou uma reserva técnica.
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