Trocando em miúdos, quem desculpa, desculpa alguém por alguma coisa. O objeto direto é sempre uma pessoa e o indireto é alguma coisa. Seria muito desagradável, neste caso, procurar o transtorno para desculpá-lo por alguma coisa que tenha feito de errado.
Peço desculpas por qualquer inconveniente que isso possa [...] ter causado (eu estava tão surpreso quanto todos vocês). I'm sorry for any inconvenience this has caused (I was [...] as surprised as everybody else).
O problema é o uso do verbo desculpar-se, no sentido de “pedir desculpas”. Nesse caso, há uma certa uniformidade entre nossos autores: desculpar-se “de” alguma coisa. Assim sendo, em textos formais, a regência clássica exigiria: “Desculpem-me da falta de modéstia” e “Desculpem-nos da nossa falha”.
A forma correta é "Desculpe-me pelo transtorno", pois o verbo DESCULPAR é transitivo direto e indireto. Nesse caso, o ME é objeto direto e PELO TRANSTORNO, objeto indireto.
Estou escrevendo para você hoje para pedir desculpas em nome de [sua organização] por [detalhar o erro aqui]. Entendemos que isso deve ter causado a você [reconheça brevemente o impacto de seu erro aqui]. Acreditamos que esse problema ocorreu devido a [uma descrição breve e honesta do que deu errado].
Assim, devemos utilizar desculpa quando a frase concorda com o pronome tu e desculpe quando a frase concorda com o pronome você, estando as duas formas corretas.
Por isso, um telefonema ou uma visita pessoal costumam ser as alternativas ideais. Melhor que ter que pedir desculpas é estar sempre atento ao que os clientes desejam. Baixe nosso e-book gratuito e veja como fazer isso em sua empresa: Como transformar o feedback dos clientes em vendas.
O próximo passo, após o pedido de desculpas, é oferecer uma breve explicação sobre o que aconteceu. Independentemente da causa do problema, seja um erro técnico, esquecimento do estagiário (coitado, sempre sobra para ele), falha de envio, ou qualquer outra questão, nunca use isso como uma desculpa para seu erro.
Postura correta: sem desdenhar a insatisfação do seu cliente, o vendedor deve manter uma boa comunicação e um relacionamento próximo para que o pedido de desculpas seja genuíno. Talvez, utilizar uma linguagem menos formal e mais acessível pode fazer a diferença.
Peça desculpas por sua experiência negativa. A primeira e mais importante linha em sua resposta, depois de abordar seu nome, deve ser um pedido de desculpas genuíno. Não importa o quão dolorosa ou injusta a resposta possa parecer, é importante reconhecer que eles tiveram tempo para apresentar uma queixa porque tiveram uma experiência negativa.