A Lei federal n. 8.159/91 determina em seu art. 9. ° que "a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência".
O descarte de documentos em papel pode ser feito de variadas maneiras, sendo que os processos mais eficientes não exigem um preparo prévio do material por parte do cliente, com a remoção de itens como clipes e grampos.
O descarte de documentos também ajuda na preservação do meio ambiente e em promover a racionalização de espaços, redução de custos operacionais. Com o tempo as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos e, consequentemente, terceirizar a guarda física.
Esse descarte não poderia ser feito pelo fato de não haver nenhuma lei ou medida que permitisse que o documento original fosse descartado. Isso acabou gerando um impasse, já que os documentos estavam convertidos para o meio digital, porém, os físicos ainda ocupavam espaço e geravam despesas.
Em vista disso, as leis e medidas que foram aprovadas beneficiam (e muito) as empresas, visto que o descarte de documentos consiste na eliminação de documentos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor histórico ou funcional, tornando-se assim inúteis para os fins que foram criados.
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