Entenda o que é um arquivo morto Grosso modo, são certidões, comprovantes, formulários, notas fiscais, declarações, fichas de registro e diversos outros papéis. A questão é que cada um desses documentos tem sua importância e, por isso, precisam ser guardados por tempos específicos, dependendo do tipo da documentação.
20 anos
A legislação determina que um documento deve ser guardado por 20 anos. O que significa que seu arquivo morto vai ter vida depois da morte.
O arquivo morto é, basicamente, diversos arquivos e/ou documentos importantes que não estão sendo utilizados no momento, mas que precisam ser guardados. Isso inclui documentos fiscais, contábeis, de processos, de produtos, da área de gestão de pessoas, entre vários outros!
Controle de Arquivo Morto em Excel
O Arquivo Permanente, em empresa privada, conhecido como "Inativo", por armazenar documentos de guarda temporária e permanente, cuja freqüência de uso é esporádica e que são conservados em razão de seu valor legal, informativo e histórico.
Planeje seu arquivo Classificar que tipos de documentos compõe seu arquivo, criar categorias, subcategorias, irá ajudar a distribuir o material de uma forma sistematizada. Um arquivo morto planejado corretamente, traz segurança dos papéis, rapidez na busca e economia no espaço de armazenamento.
Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais. Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência nula. Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem frequência de uso, consulta ou referência nula.
Uma dor de cabeça chamada arquivo morto Isso porque ele, de forma simples e direta, consiste em caixas e mais caixas de documentos inutilizados, mas que precisam ser guardados por longos períodos de tempo. Por conta disso, esse material acaba ocupando muito espaço, gerando custos e muitos problemas para as empresas.
Vantagens sobre a guarda de arquivo morto Organizar melhor o local de trabalho da sua empresa pode significar ter que se “desfazer” de algumas coisas, mas sem realmente descartá-las. ... Transforma a armazenagem correta e organizada desses itens também em um investimento para otimizar o funcionamento do seu negócio.
Todos vão para o arquivo morto até como prova para quaisquer eventualidades. Existem ainda arquivos inativos, com documentos que vez por outra são consultados. E também, você sabe, os ativos, que exigem toda a atenção, foco e comprometimento, pois estão ocorrendo em tempo real.
No menu arquivo , clique em arquivar. Selecione a opção arquivar esta pasta e todas as subpastas e, em seguida, especifique uma data em arquivar itens anteriores a. Em arquivo morto, clique em procurar para especificar um novo arquivo ou local se você não quiser usar o arquivo ou local padrão.
Se você usa o Outlook com uma conta do Exchange ou do Exchange Online, as políticas de pasta, como as políticas de retenção aplicam-se à a pasta Arquivo Morto. Para contas POP e IMAP, você pode criar uma pasta de Arquivo morto ou designar uma pasta existente para usar como pasta de Arquivo morto.
Por essas razões, o arquivo morto é figura constante em qualquer ambiente de trabalho, inclusive por “aliviar” aquela pilha de papéis dentro de um armário que poderia ser melhor aproveitado. Além disso, a organização adequada também facilita consultas de informações / comprovantes dos últimos anos, o que é essencial para qualquer organização.
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