Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes.
Objetivo do arquivo
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses, seja esses administrativos, pessoais e/ou históricos.
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte (papel, fotografia, microfilme).
Um arquivo ou ficheiro de computador é um recurso para armazenamento de informação, que está disponível a um programa de computador e é normalmente baseado em algum tipo de armazenamento durável.
O arquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações e pode dar às empresas maior controle sobre seus processos de informações. À medida que a empresa cresce, ela cria mais dados – dados que precisam ser meticulosamente gerenciados e monitorados para serem utilizados adequadamente.
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Confira algumas práticas para ter um arquivamento de documentos sempre operacional:Faça um inventário dos documentos da empresa. ... Digitalize os documentos impressos. ... Alguns documentos devem ser mantidos. ... Organize os documentos por assunto e em ordem crescente. ... Crie uma tabela para descarte de documentos.
Conheça algumas técnicas de arquivamento de documentos eficientes para utilizarArquivamento por assunto. Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por assunto. ... Método alfabético. ... Método numérico. ... Método eletrônico. ... Método geográfico. ... Método temático.
Lembre-se bem: Pastas são “gavetas”, arquivos são “documentos”. Portanto, nunca vai haver um arquivo que tem uma pasta dentro. As pastas guardam os arquivos e não o contrário! Os arquivos e as pastas devem ter um nome.
Pasta é o nome que damos as “gavetas” do disco; Pode armazenar arquivos e outras pastas (subpastas).
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