Para incluir uma correspondência os seguintes campos deverão ser preenchidos: Data: data de registro da correspondência. Situação: define se a correspondência que será registrada foi recebida ou será enviada. Data origem: data de emissão da correspondência.
Veja como montar um protocolo de entrega de documentos:
Ele serve para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.
O registro de protocolo (ou simplesmente «o protocolo») é o livro (ou, mais atualmente, o suporte informático) em que são transcritos progressivamente os documentos e os atos em entrada e saída de um sujeito ou entidade (seja público ou privado).
Crie pastas e subpastas Os documentos de cada cliente devem permanecer em sua pasta, otimizando o espaço e evitando que os documentos novos se misturem com os antigos, o que pode gerar problemas de identificação — comprovantes de endereço e números de telefone, por exemplo.
– Elaborar um histórico de tramitação e resumo do documento; – Preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar a segunda via da ficha ao documento; – Arquivar as fichas de protocolo; – Acompanhar o trâmite de cada documento e verificar prazos, status e pendências.
O protocolo de recepção de documentos pode incluir os seguintes processos: – Separar as correspondências e documentos de conhecimento comum daquelas com caráter sigiloso, encaminhado as confidenciais aos seus respectivos destinatários.
Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos na sua empresa, pode-se citar: Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados e a uma simples consulta de distância, você permite que o seu cérebro concentre-se naquilo que realmente importa para a sua empresa.
O registro de protocolo (ou simplesmente «o protocolo») é o livro (ou, mais atualmente, o suporte informático) em que são transcritos progressivamente os documentos e os atos em entrada e saída de um sujeito ou entidade (seja público ou privado).
A gestão do protocolo é normalmente confiada a uma repartição determinada, que recebe o material documentário do sujeito que o produz em saída e em entrada e o anota num registro (atualmente em programas informáticos), atribuindo-lhe um número e também uma posição de arquivo de acordo com suas características.