Como organizar processos de um escritório de contabilidade?
Dicas para organizar o processo de trabalho. Primeiro, tenha em mente que a organização deve melhorar o fluxo de trabalho e não torná-lo burocrático e engessado. Para fugir disso, simplifique. Não complique o que já existe (exato, seus processos de trabalho já existem), apenas é preciso criar um padrão que os melhore.
Passo a passo da organização de arquivos físicos
O ciclo contábil possui cinco fases, a saber: captação, reconhecimento, processo de acumulação, sumarização e evidenciação.
Como vai ser feito? As pastas digitais organizadas por nomes de clientes, automaticamente são organizadas em ordem alfabética. As pastas digitais organizadas pelo número dos processos também são postas em ordem numérica automaticamente.
No caso de documentos físicos que precisa ser mantidos na empresa, é preciso definir um local para a guarda documental – com armários, pastas e todo o material necessário para a organização. Também deve-se levar em conta as condições do ambiente, como temperatura e ventilação, para melhor preservação da documentação.
Saber como organizar os processos de uma empresa significa incluir a tecnologia no dia a dia dos colaboradores. Através dela, a troca e compartilhamento de informações ficam mais organizados, os colaboradores podem controlar melhor o tempo gasto nas tarefas e a comunicação se torna mais eficiente.
Como funciona? Organização por processos: a melhor forma de gerar valor para o cliente e para o negócio! Quando você pensa em um negócio, deve ter em mente uma (ou várias) entregas a um cliente final.
Cabe também ao escritório de processos verificar se os objetivos dos processos, além de atender às demandas do departamento que os usa, se alinham com os objetivos estratégicos da organização. Um escritório de processos não deve apenas dar apoio, mas também é o guardião das metodologias do BPM na organização por processos na empresa.
Na verdade, é uma técnica utilizada para desenhar o fluxo de processos internos da organização, possibilitando identificar as principais saídas, entradas e ações relacionadas a cada processo.
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