4 dicas para organizar os documentos na empresa
Passo a passo da organização de arquivos físicos
Organização de arquivos no seu trabalho: 10 dicas preciosas! [Com ferramenta + e-book + vídeo]
O que é organização de documentos físicos e digitais A organização de arquivo nada mais é que uma área do arquivo documental, com a função de administrar os documentos, incluindo o início dos negócios e durante sua vida útil.
Alguns dos tipos mais comuns são os seguintes:
O arquivo é formado a partir de conjuntos de documentos e, nessa perspectiva, os documentos que são conhecidos por nós de maneira habitual são os documentos textuais – ou seja, documentos manuscritos, digitados ou impressos – e os documentos digitais (que são produzidos, tratados e armazenados em computador).
Quando arquivos físicos estão organizados, o setor de RH consegue encontrar informações de colaboradores com rapidez, os contadores encontram sem problemas dados para realizar contabilidade e secretários de escolas acessam de modo ágil as fichas cadastrais dos alunos.
Isso auxilia a otimizar o processo de descarte e renovação de documentos sempre que necessário, garantindo que a sua empresa esteja de acordo com as demandas legais, além de não acumular papéis inválidos dentro da empresa. Para isso, é preciso considerar dois termos de organização dos arquivos:
No entanto, é preciso ter cuidado: de nada adianta armazenar os documentos de forma desorganizada. É preciso ter uma rotina de organização e um planejamento para que os arquivos permaneçam de fácil acesso sempre que necessário.
Os gêneros dos arquivos físicos, também conhecidos pelo termo “arranjo”, são aqueles nomes dados às gavetas principais, onde colocamos documentos organizados em pastas. Este tipo de organização precisa acontecer de acordo com o setor da empresa. Por exemplo: Operação; RH (Recursos Humanos); Contabilidade; Marketing; Área comercial. 4.
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