Organizar os documentos para contabilidade em 7 passos
Como organizar notas fiscais
Após digitalizados, o ideal é que os canhotos de nota fiscal sejam armazenados em sistema de gestão logística, como o Frete Brasil (para embarcadores) ou o Active Trans (para transportadores). Dessa maneira, os comprovantes de entrega estarão sempre em segurança e podem ser consultados facilmente e a qualquer momento.
A omissão de receitas é um dos grandes motivos de fiscalização, e não emitir notas fiscais pode prejudicar a entrega de obrigações. Separar as finanças da Pessoa Jurídica da Pessoa Física – É preciso entender que a PJ e a PF não se confundem, existem gastos de cada lado e a “entidade” deve ser preservada.
Água, luz, telefone, internet e aluguel, por exemplo, são despesas que não geram notas fiscais e arquivos XML, mas precisam ser lançadas na contabilidade. Logo, os comprovantes das contas que citamos e de todas as outras possíveis precisam ter cópias enviadas ao contador.
Isso porque as contas de empresa e responsável são separadas, uma em CPF e outra em CNPJ, da mesma forma que os registros têm de ser feitos. Sendo assim, por exemplo, caso o dono do negócio tenha muitos gastos com combustível em visita a clientes e o carro utilizado esteja em seu nome, o combustível gasto não pode entrar na contabilidade.
Isso, porque a empresa tem o dever de fornecer uma série de documentos para contabilidade, por exemplo, arquivos fiscais e tributários, comprovantes de venda e recebimento, enfim, tudo que comprove a geração de receitas e despesas em relação às operações da organização.
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