5 ideias para organizar os papéis e documentos no escritório
Mantenha a organização Descarte todas as correspondências que são irrelevantes e que vão ficar apenas ocupando espaço. Sempre que receber algo novo crie a disciplina de encaminhar diretamente para a caixa de entrada. E depois de mandar tudo para lá, arquive os papéis em suas respectivas pastas.
4 dicas para organizar os documentos na empresa
Como organizar o seu escritório para ter produtividade máxima
Procure deixar as pastas ou arquivos de despesas mensais em lugar de fácil acesso. Assim, não terá problemas em achá-las quando precisar de algum recibo de pagamento. Já as que têm documentação pessoal, de imóvel e outros bens devem ser guardadas em locais mais restritos, pois arquivam documentos mais importantes.
Aprender como organizar pastas de arquivos me ajuda a encontrar o que eu preciso, quando preciso, em tempo hábil. Acontece que isso se trata de algo maior do que apenas encontrar arquivos. Estudos mostram que as pessoas com áreas de trabalho menos confusas são mais felizes e mais produtivas.
Já que seu trabalho é ajudar as pessoas com documentos, elas esperam que você os encontre rapidamente quando solicitados. Então, a documentação de seu escritório deve ser armazenada de forma que faça sentido para você e para todos que precisem acessá-los. Além disso, um escritório organizado se torna mais produtivo.
Isso auxilia a otimizar o processo de descarte e renovação de documentos sempre que necessário, garantindo que a sua empresa esteja de acordo com as demandas legais, além de não acumular papéis inválidos dentro da empresa. Para isso, é preciso considerar dois termos de organização dos arquivos:
Por exemplo, qualquer arquivo "adicionado hoje" é movido para uma pasta chamada DT2. Use essa pasta para classificar arquivos por tipo e data. Organize periodicamente os arquivos do DT2 conforme descrito acima. Pastas inteligentes e tags são características subestimadas do MacOS.
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