Como organizar as notas fiscais da empresa
Como organizar notas fiscais
Como organizar notas fiscais na empresa?
7 dicas de como organizar notas fiscais de uma empresa
Após digitalizados, o ideal é que os canhotos de nota fiscal sejam armazenados em sistema de gestão logística, como o Frete Brasil (para embarcadores) ou o Active Trans (para transportadores). Dessa maneira, os comprovantes de entrega estarão sempre em segurança e podem ser consultados facilmente e a qualquer momento.
Utilize pastas devidamente identificadas para separar os documentos por tipo e por período. Por exemplo, uma pasta para as notas fiscais de prestação de serviços referentes a 2019. Essa pasta ficará na prateleira “notas fiscais de prestação de serviço” que comporta pastas de outros anos também.
Veja abaixo as 9 dicas e boas práticas de como arquivar notas fiscais:
Como manter as notas fiscais organizadas?
Mantenha um bom contato com o contador O melhor jeito de garantir isso é estabelecer um bom fluxo de informações com o contador. Após a emissão ou o recebimento de uma nota, envie o documento em tempo real para o profissional. Também vale oferecer o acesso ao software utilizado, devido à centralização das informações.
4 dicas para organizar os documentos na empresa
Arquivar notas fiscais é o tipo de tarefa chata e repetitiva que todos preferem deixar para depois. Mas, sem disciplina, será impossível manter suas notas fiscais organizadas. Por isso, mantenha o hábito de arquivá-las imediatamente, assim que forem emitidas.
Portanto, além de arquivar as notas imediatamente, faça uma revisão periódica, de preferência, semanalmente. A improvisação é a ultima coisa que você deve usar quando se trata do arquivamento de notas fiscais. Portanto, naquele local que você definiu no passo 1, coloque arquivos metálicos para pastas suspensas.
As notas fiscais não precisam ser mais guardadas após 5 anos de arquivamento em sua empresa. Mesmo assim, em algumas organizações, toma-se o cuidado de mantê-las por mais tempo. Conforme o critério usado em seu negócio, ao final de cada ano fiscal, vale a pena dar uma destinação final adequada para as notas que não precisam ser mais guardadas.
Primeiramente, você precisa de um espaço específico próprio e adequado. Nele deverão ficarão os arquivos, caixas e pastas com as notas fiscais arquivadas. Defina a maneira como as novas notas fiscais emitidas serão arquivadas junto às demais. Normalmente se usa uma ordem cronológica.
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