Um ofício-circular é tão-só uma carta de uma entidade pública com um mesmo texto dirigido a vários destinatários. Pode ser ou não um esclarecimento sobre um texto legal - não é o conteúdo que lhe determina a denominação, mas sim o facto de a informação que contém «circular», não se deter num só destinatário.
O destinatário gosta de ser bem tratado, não como um simples número ou mero componente de grupo. Para isso, é necessário dar aos ofícios-circulares um toque personalizado, colocando nome do destinatário no próprio ofício e não apenas no envelope. É necessário, também, assinar ou rubricar cada cópia.
Se o ofício for acompanhado de outros documentos, deve-se acrescentar, à esquerda da folha e a dois espaços simples da assinatura, a palavra Anexos, com a indicação dos documentos anexados.
Se a comunicação for remetida para destinatários fora da entidade, usa-se “Ofício-Circular”. Ambos seguem o mesmo número de controle dos ofícios e memorandos. Sua finalidade é uniformizar procedimentos, transmitir informações, ordens, avisos, recomendações, esclarecimentos de conteúdo de leis, normas e regulamentos.
O ofício é um meio de comunicação escrita de caráter oficial, trazendo em seu corpo uma solicitação de providência ou, em alguns casos, uma informação. Neste sentido, o ofício circular é possui as mesmas características, mas é encaminhado para múltiplos destinatários.
Para criar seu próprio documento de Ofício, você precisa saber de algumas informações básicas e saber exatamente o que deve ou não conter neste documento. Lembre-se sempre que todo documento oficial deve esta escrito de acordo com a gramática brasileira, ser simples e objetivo.
Insira uma finalização: a finalização deve ser feita com palavras como "Cordialmente" ou "Atenciosamente". Insira data e nome: para deixar claro quando e por quem foi feito o ofício, é necessário inserir a data e uma assinatura feita à mão no fim do ofício.
Invoca o destinatário e é seguido de vírgula. É o conteúdo do ofício. Convém que seja elaborado em linguagem clara e concisa. A linguagem culta deve ser o padrão da escrita, observando-se a impessoalidade na exposição e a formalidade. Linhas em branco entre os parágrafos devem ser evitadas, por absolutamente desnecessário, embora convencional.
Destinatário: Importante definir com clareza o responsável pelo recebimento do ofício, indicando pormenorizadamente o nome, cargo e endereço de sua localização, incluindo o setor, se for possível, sob pena de extravio junto a grandes empresas ou repartições públicas. Assunto: Indique o tema tratado.
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